Een feest in een tent voelt meteen als een echt event. Maar hoe groot moet die tent eigenlijk zijn? Is hij te klein, dan staan je gasten als haringen in een ton. Is hij te groot, dan zakt de sfeer weg in een halflege ruimte. In dit artikel lees je hoeveel vierkante meter je per gast nodig hebt, hoe je opstelling de maat bepaalt, welke extra’s ook ruimte kosten en hoe je dat in een paar minuten zelf uitrekent. Aan de hand van twee rekenvoorbeelden zie je meteen hoe dat in de praktijk werkt.
Waarom de maat van je tent zo veel uitmaakt
De grootte van je tent bepaalt meer dan je denkt. Gasten moeten makkelijk naar de bar kunnen lopen, er moet ruimte zijn om even bij te kletsen en de bediening wil niet de hele avond tussen stoelen door slalommen. Is de tent te krap, dan wordt het al snel warm, druk en onrustig.
Een te grote tent is ook geen goed idee. Je betaalt dan voor vierkante meters die je niet gebruikt, en een halflege tent voelt snel kaal aan. De juiste maat zit daar precies tussenin: genoeg ruimte om te bewegen, maar nog steeds gezellig vol.
Begin bij je gastenlijst en je opstelling
Ga je een tent voor evenementen huren, dan is de eerste vraag van een verhuurder bijna altijd hoeveel gasten je verwacht. Dat aantal is je startpunt. Ga daarbij uit van het grootste aantal mensen dat tegelijk aanwezig is, niet van het gemiddelde over de hele dag of avond.
Daarna kijk je naar de opstelling. Staan je gasten vooral met een drankje in de hand, of zitten ze aan tafel voor een diner? Dat maakt een groot verschil. Iemand die staat, neemt veel minder ruimte in dan iemand die aan een gedekte tafel zit, met een stoel die nog naar achteren moet kunnen schuiven.
Ook het weer speelt mee. Gebruik je de tent vooral als plek om naar uit te wijken tijdens een tuinfeest? Reken dan toch alsof iedereen erin moet passen. Gaat het regenen, dan wil niemand buiten blijven staan.
Zoveel ruimte heeft één gast nodig
Voor comfort bestaat er geen vaste regel. Wel zijn er vuistregels waar verhuurders en organisatoren al jaren mee werken. In de tabel hieronder zie je de gangbare richtlijnen per opstelling. Het gaat om de ruimte voor de gasten zelf, dus zonder bar, podium of buffet.
| Opstelling | Ruimte per gast | Past bij |
|---|---|---|
| Staand met statafels | 0,5 tot 1 m² | Borrel, receptie of opening |
| Stoelen in rijen | 0,5 tot 0,7 m² | Ceremonie, speech of presentatie |
| Lange tafels met banken | 0,8 tot 1 m² | Barbecue of informeel feest |
| Lange tafels met stoelen | 1,2 tot 1,5 m² | Diner of bruiloft |
| Ronde tafels | 1,5 tot 2 m² | Gala of chic diner |
Kies je voor de onderkant van zo’n marge, dan wordt het gezellig druk. Kies je voor de bovenkant, dan hebben je gasten meer bewegingsruimte en loopt de bediening makkelijker rond. Voor een feest dat lang duurt, zoals een bruiloft of een personeelsfeest tot in de late uurtjes, is wat extra ruimte meestal fijner.
Heb je een gemengd feest, waarbij een deel van de gasten zit en de rest staat? Dan kun je voor het hele gezelschap ongeveer 1 tot 1,5 m² per persoon aanhouden.
Vergeet de extra’s niet
Een tent is meer dan alleen ruimte voor gasten. Alles wat je erin zet, kost ook vierkante meters. Juist dat vergeten veel mensen, waardoor een tent die op papier groot genoeg lijkt, in het echt toch krap blijkt.
Dansvloer
Gaat er gedanst worden? Reken dan voor de dansvloer ongeveer 0,5 m² per dansende gast. Niet iedereen danst tegelijk. Veel organisatoren gaan ervan uit dat ongeveer een derde tot de helft van de gasten op hetzelfde moment op de vloer staat. Bij 90 gasten kom je zo op een dansvloer van ongeveer 15 tot 23 m².
Bar en buffet
Een bar en een buffet hebben niet alleen ruimte nodig voor de tafels zelf, maar ook voor de mensen die ervoor in de rij staan. Bij een buffet wordt vaak één uitgiftepunt per 50 gasten aangehouden. Zo voorkom je lange rijen die dwars door je tent lopen.
Podium, dj en looproutes
Een band, dj of podium voor speeches neemt al snel een flink stuk van je tent in. Vraag daarom van tevoren na hoeveel ruimte de band of dj nodig heeft, inclusief alle apparatuur. Houd daarnaast looproutes vrij naar de ingang, de bar en de toiletten. Nooduitgangen moeten altijd goed bereikbaar blijven, dus daar zet je niets voor.
De rekensom in één zin
Aantal gasten × ruimte per gast + ruimte voor dansvloer, bar, buffet en podium = de minimale grootte van je tent.
Twee rekenvoorbeelden
Met de vuistregels hierboven reken je het makkelijk zelf uit. Hieronder zie je twee voorbeelden, zodat je weet hoe je het aanpakt.
Een bruiloft met 80 gasten
Stel dat je een bruiloft organiseert met 80 gasten. Er is een diner aan lange tafels met stoelen, daarna gaat de dansvloer open en er staan een bar en een dj.
Voor het diner reken je 80 × 1,2 m² = 96 m². De dansvloer maak je geschikt voor ongeveer 30 dansende gasten: 30 × 0,5 m² = 15 m². Voor de bar en de dj houd je in dit voorbeeld samen zo’n 12 m² aan. Opgeteld kom je uit op ongeveer 123 m².
Een tent van 10 bij 12 meter (120 m²) is dan net te krap. Met 10 bij 15 meter (150 m²) heb je ruimte over voor een cadeautafel, een garderobe en een fijne looproute. Worden de tafels na het diner aan de kant gezet? Dan kun je de dansvloer in de dinerruimte maken. Dat scheelt vierkante meters, maar je moet dan wel halverwege de avond ombouwen.
Een personeelsfeest met 60 collega’s
Bij een personeelsfeest met 60 collega’s ziet het er anders uit. Stel dat er een borrel is met statafels en een walking dinner, waarbij het eten in kleine porties rondgaat. Iedereen staat, dus je rekent ongeveer 1 m² per persoon. Dat is 60 m². Daar komen een bar en een hoek voor de dj bij, samen zo’n 10 m². Je hebt dan ongeveer 70 m² nodig.
Een tent van 8 bij 10 meter (80 m²) past dan prima. Reken voor een borrel op ongeveer één statafel per zes tot acht gasten, dus acht tot tien statafels. Wil je ook een dansvloer? Tel er dan nog 10 tot 15 m² bij op. Dan kom je uit op 80 tot 85 m² en is een tent van 8 bij 12 meter (96 m²) een betere keuze.
Twijfel je tussen twee maten? Kies dan de grotere
Zit je precies tussen twee tentmaten in, dan is de grotere maat meestal de slimste keuze. Een paar extra vierkante meters geven lucht als er toch meer mensen komen, als de band meer ruimte nodig heeft of als je bij regen ook activiteiten van buiten naar binnen wilt halen.
Houd er ook rekening mee dat het maximale aantal mensen in een tent iets anders is dan het aantal dat er comfortabel in past. Bij grotere evenementen kan de gemeente eisen stellen aan het aantal bezoekers, de nooduitgangen en de indeling. Of je een vergunning nodig hebt, hangt af van je gemeente en de omvang van je feest. Check dat dus op tijd.
Bespreek je plannen daarnaast altijd met de verhuurder. Een goede verhuurder rekent met je mee, denkt na over de indeling en kan vaak een tekening van de opstelling maken. Die tekening is ook handig als je een vergunning moet aanvragen.
Kort samengevat
De juiste maat voor je feesttent reken je uit in drie stappen. Eerst bepaal je hoeveel gasten er tegelijk aanwezig zijn. Daarna kies je de opstelling en de ruimte per gast die daarbij hoort. Tot slot tel je de ruimte voor de dansvloer, de bar, het buffet en het podium erbij op. Twijfel je, kies dan net iets groter. Zo heeft iedereen de ruimte en blijft de sfeer goed, van het eerste drankje tot het laatste nummer.